Wie Sie durch Corporate-Real-Estate-Management 20 % Ihrer Immobilienkosten einsparen

Ihr Immobilienportfolio ist wahrscheinlich der schlafende Riese in Ihrer Bilanz. Oft der zweitgrößte Kostenblock direkt nach dem Personal, wird er in vielen Unternehmen dennoch stiefmütterlich behandelt: als reiner Kostenfaktor, der verwaltet, aber nicht strategisch gestaltet wird. Die meisten CFOs und Facility Manager konzentrieren sich auf die operative Instandhaltung und die Verwaltung von Mietverträgen – eine wichtige, aber rein reaktive Aufgabe. In diesem Paradigma werden enorme Werte brachliegen gelassen und signifikante Kostensenkungspotenziale ignoriert.

Die landläufige Meinung ist, dass Immobilienkosten weitgehend fix und unveränderlich sind. Man versucht, bei den Betriebskosten zu sparen oder verhandelt bei neuen Mietverträgen um jeden Cent. Doch was wäre, wenn der größte Hebel nicht in der marginalen Kostenreduktion, sondern in einer fundamental anderen Betrachtungsweise liegt? Was, wenn jeder einzelne Quadratmeter nicht als Belastung, sondern als strategischer Vermögenswert mit Renditepotenzial behandelt würde? Der Schlüssel zur Freisetzung von Kapital und zur drastischen Kostensenkung um bis zu 20 % liegt nicht im Verwalten, sondern im aktiven Wirtschaften mit dem Immobilienbestand.

Dieser Artikel bricht mit der traditionellen Sichtweise. Statt allgemeiner Ratschläge liefert er Ihnen einen finanzwirtschaftlich geprägten Rahmen, um Ihr Corporate Real Estate Management (CREM) zu revolutionieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie durch die Anwendung konsequenter Entscheidungsmatrizen Ihr Portfolio von einem passiven Kostenblock in einen aktiven Werttreiber für Ihr Unternehmen transformieren. Es geht darum, strategische Entscheidungen zu treffen, die Agilität erhöhen und gebundenes Kapital für Ihr Kerngeschäft nutzbar machen.

In den folgenden Abschnitten führen wir Sie durch die entscheidenden strategischen Hebel. Von der Identifizierung versteckter Kostentreiber über die richtige Balance zwischen Kaufen und Leasen bis hin zur vorausschauenden energetischen Sanierung als Renditeinvestition – Sie erhalten einen klaren Fahrplan für ein vermögenswertoptimierendes CREM.

Warum Leerstand und Unterauslastung versteckte Kostentreiber sind?

Leerstand wird oft als temporäres Problem abgetan, doch er ist eine der größten Kapitalvernichtungsmaschinen in einem Unternehmensportfolio. Die Kosten ungenutzter Flächen gehen weit über den reinen Miet- oder Abschreibungsaufwand hinaus. Jeder leerstehende Quadratmeter verursacht laufende Betriebskosten: Heizung, Strom, Grundsteuern, Versicherung und Wartung. Diese Kosten laufen weiter, auch wenn die Fläche keinen produktiven Beitrag zur Wertschöpfung leistet. Viel gravierender ist jedoch der ökonomische Schaden durch die ineffiziente Kapitalbindung. In eigenen Immobilien gebundenes Kapital könnte an anderer Stelle im Kerngeschäft investiert werden und dort eine weitaus höhere Rendite erzielen.

Die Unterauslastung ist subtiler, aber nicht weniger schädlich. Ein Büro, das nach der Einführung von Hybrid-Arbeitsmodellen nur noch zu 50 % belegt ist, repräsentiert eine massive Ineffizienz. Die gesamten Kosten der Fläche werden auf eine geringere Anzahl von Nutzern umgelegt, was die Kosten pro Arbeitsplatz in die Höhe treibt. Wie eine Analyse für den deutschen Mittelstand zeigt, hemmen fehlende Transparenz und langfristige Verträge die schnelle Identifikation dieser Potenziale. Es entsteht ein erheblicher Kostendruck, der die Wettbewerbsfähigkeit einschränkt.

Die Lösung liegt in der proaktiven und datengestützten Flächenanalyse. Moderne CREM-Strategien nutzen Sensordaten und Belegungsanalysen, um die tatsächliche Nutzung zu messen. Auf dieser Basis können Flächen konsolidiert, Untervermietungsoptionen geprüft oder Service-Level in Dienstleisterverträgen angepasst werden. Ziel ist es, die Flächeneffizienz kontinuierlich zu überwachen und die Immobiliennutzung dynamisch an den tatsächlichen Bedarf anzupassen, anstatt starre Strukturen über Jahre hinweg mitzuschleppen.

Wie Corporate-Real-Estate-Strategy mit Business-Strategy verzahnt wird?

Immobilienentscheidungen dürfen niemals im luftleeren Raum getroffen werden. Ein Corporate Real Estate Management, das losgelöst von der übergeordneten Unternehmensstrategie agiert, wird unweigerlich zu teuren Fehlentscheidungen führen. Kauft ein Unternehmen beispielsweise eine große neue Zentrale, während die Geschäftsführung gleichzeitig eine Dezentralisierung und den Ausbau von Homeoffice plant, ist ein massiver Fehlinvest vorprogrammiert. Die Kernaufgabe eines strategischen CREM ist es daher, die Immobilienstrategie als direkten Wegbereiter für die Geschäftsziele zu positionieren.

Diese Verzahnung beginnt mit den richtigen Fragen: Wo will das Unternehmen in fünf Jahren stehen? Ist Wachstum, Konsolidierung oder eine geografische Neuausrichtung geplant? Wie wird die zukünftige Arbeitswelt aussehen und welche Flächenkonzepte unterstützen diese am besten? Die Antworten auf diese Fragen definieren die Anforderungen an das Portfolio: Benötigen wir mehr Flexibilität durch kürzere Mietlaufzeiten? Müssen wir in attraktive Standorte investieren, um Talente anzuziehen? Oder können wir durch den Verkauf nicht betriebsnotwendiger Immobilien wertvolles Kapital für Innovationen freisetzen?

Eine Studie zeigt, dass bei Unternehmen mit einem ausgereiften CREM bereits bei 65 % der befragten Unternehmen eine zentrale Organisation für Immobilien zuständig ist, was effizientere, strategiekonforme Lösungen ermöglicht. In diesen Organisationen sitzen die CREM-Verantwortlichen mit am Tisch, wenn strategische Weichenstellungen erfolgen. Die Immobilie wird so vom passiven Kostenfaktor zum aktiven Enabler der Unternehmensentwicklung – sei es durch die Schaffung moderner, kollaborativer Arbeitswelten, die Unterstützung der Expansion in neue Märkte oder die Stärkung der Bilanz durch gezielte Portfolio-Anpassungen.

Kaufen oder Leasen: welcher Ansatz Ihr Unternehmen agiler macht?

Die Entscheidung zwischen Kauf und Leasing ist eine der fundamentalsten im Corporate Real Estate Management. Traditionell wurde der Kauf oft als solide, wertstabile Investition betrachtet. In der heutigen volatilen Wirtschaftswelt rückt jedoch ein anderer Faktor in den Vordergrund: die strategische Agilität. Ein Immobilienkauf bindet signifikant Kapital, das dem Unternehmen für andere Zwecke, wie Forschung, Produktentwicklung oder Marktexpansion, nicht mehr zur Verfügung steht. Zudem schafft Eigentum eine langfristige Bindung an einen Standort und eine bestimmte Flächengröße, was die Reaktionsfähigkeit auf Marktveränderungen stark einschränken kann.

Leasing oder Miete hingegen bieten maximale Flexibilität. Kürzere Vertragslaufzeiten und Kündigungsoptionen ermöglichen es einem Unternehmen, schnell auf veränderte Mitarbeiterzahlen, neue Arbeitsmodelle oder strategische Neuausrichtungen zu reagieren. Die monatlichen Mietkosten sind als Betriebsausgaben voll steuerlich absetzbar und belasten die Bilanz nicht im selben Maße wie ein Immobilienkauf. Dieser Ansatz fördert ein „Asset-light“-Modell, bei dem das Unternehmen sein Kapital auf das Kerngeschäft konzentriert, anstatt es in Beton zu binden.

Die folgende Matrix fasst die wesentlichen Unterschiede zusammen und dient als erste Orientierungshilfe für Ihre Entscheidung, wie eine vergleichende Analyse kürzlich aufzeigte:

Letztlich gibt es keine pauschal richtige Antwort. Für strategisch unverzichtbare und langfristig genutzte Immobilien wie Produktionsstätten oder Forschungszentren kann der Kauf weiterhin sinnvoll sein. Für Büro- und Verwaltungsflächen, deren Bedarf sich schnell ändern kann, überwiegen jedoch oft die Vorteile des Leasings. Wie Experten betonen, ist das Ziel immer, die unrentable Kapitalbindung zu reduzieren. Objekta Real Estate Solutions formuliert es in ihrem Leitfaden treffend:

Das übergreifende Ziel ist immer, die unrentable Kapitalbindung Ihres Unternehmens zu reduzieren und mit Immobilien zu wirtschaften, statt sie nur zu verwalten.

– Objekta Real Estate Solutions, Leitfaden Agiles Corporate Real Estate Management

Die Immobilienveräußerung, die Sie später bereuen

In Krisenzeiten oder bei starkem Kostendruck erscheint der Verkauf von Immobilien oft als schnelle und einfache Lösung, um Liquidität zu generieren. Doch dieser kurzfristige Reflex kann sich langfristig als strategischer Bumerang erweisen. Eine voreilige Veräußerung, die nicht auf einer soliden Portfolio-Analyse basiert, führt häufig zum Verlust wertvoller strategischer Vorteile. Ein einmal verkaufter, erstklassiger Standort in einer Metropolregion lässt sich später, wenn das Unternehmen wieder expandieren möchte, oft nur zu exorbitant höheren Kosten oder gar nicht mehr zurückgewinnen.

Das größte Risiko liegt in der Missachtung des langfristigen strategischen Werts einer Immobilie. Dient ein Standort nicht nur als Büro, sondern auch als wichtiger Knotenpunkt für Logistik, als Aushängeschild für die Marke oder als Anker in einem wichtigen Talentpool? Ein Verkauf aus reinen Kostengründen ignoriert diese immateriellen Werte. Oft werden Immobilien abgestoßen, ohne alternative Verwertungsstrategien ernsthaft zu prüfen. Ein Sale-and-Lease-Back-Verfahren beispielsweise setzt zwar Kapital frei, sichert dem Unternehmen aber die weitere Nutzung des strategisch wichtigen Standorts. Auch eine temporäre Untervermietung von Teilflächen kann eine weitaus flexiblere Option sein als ein endgültiger Verkauf.

Die Erfahrung in deutschen Ballungsräumen zeigt, dass Unternehmen durch unüberlegte Verkäufe oft ihre Konkurrenzfähigkeit einschränken. Fehlende Transparenz über das eigene Portfolio und langfristig abgeschlossene Serviceverträge erschweren eine fundierte Entscheidung. Bevor Sie also eine Immobilie auf den Markt bringen, müssen kritische Fragen beantwortet werden: Ist diese Liegenschaft für unser Kerngeschäft wirklich dauerhaft verzichtbar? Wurden alle versteckten Kosten einer Wiederbeschaffung in der Zukunft einkalkuliert? Ein strategisches CREM stellt sicher, dass Immobilienpotenziale der Wertschöpfung dienen, anstatt durch kurzsichtige Verkäufe vernichtet zu werden.

Wann Veräußerung wirtschaftlicher ist als Halten: die Entscheidungsmatrix?

Die Entscheidung, eine Immobilie zu verkaufen, sollte niemals eine Bauchentscheidung sein, sondern das Ergebnis einer kühlen, datengestützten Analyse. Der Kern eines professionellen CREM liegt in der Anwendung einer klaren Entscheidungsmatrix, die finanzielle Kennzahlen mit strategischer Relevanz verknüpft. Eine Immobilie ist ein Kandidat für die Veräußerung, wenn sie zwei Hauptkriterien erfüllt: Sie hat eine geringe oder keine strategische Bedeutung für das Kerngeschäft und weist gleichzeitig eine schlechte wirtschaftliche Performance auf (z. B. hohe Betriebskosten, hoher Sanierungsstau, geringe Rendite).

Um diese Bewertung objektiv durchzuführen, ist die Digitalisierung von Prozessen unerlässlich. Eine überwältigende Mehrheit von 93 % der Immobilienverantwortlichen ist überzeugt, dass die Digitalisierung im Real Estate Management ein zentraler Treiber für Prozessoptimierung und Kostensenkung ist. Softwarelösungen ermöglichen es, alle relevanten Daten – von Betriebskosten über Auslastungsquoten bis hin zu ESG-Ratings – zentral zu erfassen und zu analysieren. So wird die Performance jeder einzelnen Immobilie transparent und vergleichbar.

Diese datengestützte Transparenz ist die Grundlage für die Entscheidungsmatrix. Immobilien, die für die Strategie des Unternehmens irrelevant sind und zudem Kapital binden, das an anderer Stelle rentabler eingesetzt werden könnte, sollten veräußert oder einer alternativen Nutzung zugeführt werden. Dazu gehören beispielsweise ungenutzte Grundstücke, veraltete Verwaltungsgebäude in unattraktiven Lagen oder Flächen, die aufgrund von Restrukturierungen überflüssig geworden sind. Der Verkauf ist hier kein Notnagel, sondern ein aktiver Schritt zur Portfolio-Rationalisierung und Kapitaloptimierung.

Wann Büroumbau sinnvoll ist: der richtige Zeitpunkt nach Hybrid-Einführung?

Die Einführung hybrider Arbeitsmodelle hat die Anforderungen an Büroflächen fundamental verändert. Wo früher jeder Mitarbeiter einen festen Schreibtisch hatte, dominieren heute flexible Arbeitsplätze, Kollaborationszonen und Ruhebereiche. Ein einfacher Anstrich reicht nicht aus, um diesen neuen Bedürfnissen gerecht zu werden. Ein Büroumbau wird dann sinnvoll – und wirtschaftlich notwendig –, wenn eine klare Diskrepanz zwischen dem bestehenden Flächenangebot und den tatsächlichen Nutzungsanforderungen besteht.

Der richtige Zeitpunkt für einen Umbau ist nicht unmittelbar nach der Ankündigung einer Hybrid-Strategie, sondern nachdem über einen aussagekräftigen Zeitraum Daten zur realen Flächennutzung gesammelt wurden. PropTech-Lösungen, wie sie in SaaS-Modellen angeboten werden, spielen hier eine entscheidende Rolle. Durch den Einsatz von Sensoren und Buchungssystemen lässt sich exakt messen, welche Bereiche wie intensiv genutzt werden. Zeigen die Daten beispielsweise, dass Einzelbüros permanent leer stehen, während es an Besprechungsräumen für Team-Meetings mangelt, ist dies ein klares Signal für einen Umbau.

Das Ziel des Umbaus ist nicht primär die ästhetische Aufwertung, sondern die Effizienzsteigerung und die Förderung der Unternehmenskultur. Durch die Umwandlung ungenutzter Einzelbüros in offene Kollaborationsflächen oder „Think Tanks“ kann die gleiche oder sogar eine höhere Produktivität auf einer reduzierten Gesamtfläche erzielt werden. Dies senkt nicht nur die direkten Immobilienkosten, sondern steigert auch die Attraktivität als Arbeitgeber. Eine Studie zeigt, dass für über 66 % der Befragten Aspekte wie Wellbeing und Digitalisierung noch nicht ausreichend in der Immobilienstrategie verankert sind – ein Umbau ist die perfekte Gelegenheit, diese Lücke zu schließen und ein modernes, an den Bedürfnissen der Mitarbeiter ausgerichtetes Arbeitsumfeld zu schaffen.

Wie Sie Gebäudemodernisierung mit KfW- und BAFA-Förderung finanzieren?

Die energetische Modernisierung von Unternehmensimmobilien ist nicht nur eine ökologische Notwendigkeit, sondern auch ein Gebot der wirtschaftlichen Vernunft. Angesichts steigender Energiepreise und strengerer ESG-Vorschriften wird das „Stranded-Asset-Risiko“ – das Risiko, dass eine nicht-sanierte Immobilie an Wert verliert und unvermietbar wird – zu einer realen Bedrohung. Glücklicherweise müssen Unternehmen die Kosten für eine Modernisierung nicht alleine tragen. In Deutschland steht mit der Bundesförderung für effiziente Gebäude (BEG) ein starkes Instrumentarium zur Verfügung, das über die Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) und das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) zugänglich ist.

Die Wahl des richtigen Förderprogramms hängt von der Art des Vorhabens ab. Die KfW-Programme (z.B. Kredit 295) eignen sich vor allem für umfassende Komplettsanierungen, die einen bestimmten Effizienzhaus-Standard erreichen. Sie bieten zinsgünstige Kredite in Millionenhöhe kombiniert mit attraktiven Tilgungszuschüssen, die nicht zurückgezahlt werden müssen. Das BAFA hingegen fokussiert sich auf Einzelmaßnahmen (BEG EM), wie den Austausch der Heizungsanlage, die Dämmung der Fassade oder die Installation einer Lüftungsanlage. Hier erhalten Unternehmen direkte Zuschüsse auf die förderfähigen Kosten.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der richtigen Vorbereitung. Ein zertifizierter Energieeffizienz-Experte (EEE) ist zwingend erforderlich, um ein Sanierungskonzept zu erstellen und die Förderfähigkeit zu bestätigen. Der wichtigste Grundsatz lautet: Der Förderantrag muss immer VOR der Vergabe von Aufträgen an Handwerker oder Baufirmen gestellt werden. Eine nachträgliche Förderung ist ausgeschlossen. Die folgende Übersicht zeigt die Hauptunterschiede der beiden Förderwege:

Wie Sie durch vorausschauende energetische Sanierung 35 % Betriebskosten sparen

Eine vorausschauende energetische Sanierung ist eine der rentabelsten Investitionen, die ein Unternehmen in sein Immobilienportfolio tätigen kann. Sie geht weit über die reine Erfüllung gesetzlicher Vorgaben hinaus und wird zu einem direkten Hebel zur Steigerung des Unternehmenswerts. Der offensichtlichste Vorteil ist die drastische Reduzierung der Betriebskosten. Durch Maßnahmen wie Dämmung, moderne Heiz- und Klimatechnik sowie den Einsatz intelligenter Gebäudesteuerung lässt sich der Energieverbrauch massiv senken. Studien zeigen, dass durch kontinuierliche Kontrolle und schnelle Reaktion auf Anomalien eine Betriebskosteneinsparung von bis zu 35 % möglich ist. Diese Einsparungen verbessern direkt die Cashflow-Situation des Unternehmens.

Doch die Vorteile sind weitreichender. Eine ESG-konforme Immobilie ist auf dem Markt deutlich mehr wert. Sie zieht leichter Mieter an, erzielt höhere Mietpreise und ist bei einem potenziellen Verkauf attraktiver für Investoren. Gleichzeitig minimiert sie das Risiko, in Zukunft aufgrund verschärfter Klimaschutzgesetze zu einem „Stranded Asset“ zu werden. Die Analyse des eigenen Portfolios auf Klimarisiken wird daher zur Pflicht. Tools wie der Carbon Risk Real Estate Monitor (CRREM), mit dem bereits über 10.000 Immobilien zur Dekarbonisierung analysiert wurden, helfen dabei, den Sanierungsbedarf zu identifizieren und zu priorisieren.

Die Grundlage für jede erfolgreiche Sanierung ist eine präzise Datenerfassung. Wie Experten von CREM Solutions betonen, ist die Messbarkeit der Schlüssel zur Verbesserung:

Was man nicht messen kann, lässt sich auch nicht verbessern. Um die Energieleistung eines Gebäudeportfolios zu verbessern, benötigt man ein Messinstrument und eine umfassende Lösung für das Energiemanagement.

– CREM Solutions, Leitfaden Energiemanagement-Software

Eine vorausschauende Sanierung ist somit keine reine Ausgabe, sondern eine strategische Investition in die Zukunftsfähigkeit des Portfolios. Sie senkt Kosten, steigert den Wert, reduziert Risiken und verbessert das Unternehmensimage – eine klare Win-Win-Situation für Bilanz und Umwelt.

Ein strategisches Corporate Real Estate Management ist der entscheidende Hebel, um Ihr Immobilienportfolio von einem der größten Kostenblöcke in einen aktiven, wertschöpfenden Teil Ihres Unternehmens zu verwandeln. Beginnen Sie noch heute mit der systematischen Analyse Ihres Portfolios, um ungenutztes Kapital zu aktivieren, die Agilität Ihres Unternehmens zu erhöhen und Ihre Kostenbasis nachhaltig zu senken.